Microsoft Office Visio 2007 memudahkan para
kalangan IT dan bisnis profesional dalam memperlihatkan informasi secara
visual, mengeksplorasi, dan menyampaikan informasi yang serba kompleks secara
mudah dan cepat. Microsoft Ofiice Visio 2007 mampu menyederhanakan data rumit
yang terdapat pada database dengan menerjemahkannya kedalam bentuk Visio
Diagram yang mudah untuk dimengerti bahkan oleh kaum pemula. Tidak seperti
pendahulunya, Microsoft Office Visio 2007 bukan sekedra alat pembuat gambar
yang statik, namun kali ini Microsoft Office Visio 2007 mampu membuat koneksi
antara informasi data dengan Visio diagram dalam menyampaikan informasi secara
terkini yang dikenal dengan fitur terbarunya Link Data to Shapes. Gunakan Visio
Diagram yang serba komplit dalam memperlihatkan dan membagi informasi tentang
susunan, SDM, dan proses kerja organisasi dan enterprise Anda.
Daftar
Isi Visio 2007
Getting Started
1. Mengenal fitur terbaru
Visio 2007
2. Menggambar dengan
AutoConnect
3. Membuat Koneksi Antara
2-D Shape
4. Membuat Watermark
Link Data
to Shapes
5. Membuat Linked Data
6. Membuat Multi Linked
Data
7. Label Shapes dengan
Data Graphic
8. Label Shapes Add-in
9. Setting warna pada
Shape Data Value
Connecting
Items
10. Membuat Organizational
Chart dari Excel
11. Koneksi Otomatis:
Dynamic Glue
12. Koneksi Otomatis:
Static Glue
13. Membaca dan Mengupdate
Koneksi
14. Menambah Hyperlink pada
Connector
PivotDiagrams
15. Menelusuri penggunaan
PivotDiagrams
16. Meningkatkan kualitas
PivotDiagrams
Database
Wizard
17. Link dan Update tabel
database dari Visio
18. Membuat Linked Master
dan Linked Drawing
Penghubungan Benda Satu Sama Lain
1. Menghubungkan Bentuk
2-Dimensi Sudut Base: Dynamic Glue
Ada berbagaimacam cara untuk menghubungkan 2 jenis bentuk 2-dimensi.
Pada umumnya, Connector Tool digunakan untuk melakukan ini yakni menghubungkan
2 jenis bentuk 2-dimensi dengan garis 1-dimensi, namun anda juga bisa
menempelkan satu jenis benda 2-dimensi ke benda 2-dimensi lainnya tanpa
Connector Tool. Berikut ini contoh menempelkan dua bentuk 2-dimensi dengan
Dynamic Glue, mulailah buka diagram baru dengan pergi ke File, New, Maps and
Floor Plans, Home Plan. Lalu ambil Base corner Master dari Cabinet stencil.
Ambil Base 1 Master dan taruh diatasnya Base corner dimana akan tampil koneksi
berwarna biru. Pastikan muncul kotak merah disaat anda telah menempatkannya
diposisi yang tepat. Kemudian ambil sekali lagi Base 1 Master dan tempelkan
disebelah kanannya Base corner. Karena sisi Base 1 terbalik maka perlu diputar
90 derajat sehingga bagian bawah Base 1 mengarah ke Base Corner Master lalu
tempelkan sampai kotak merah muncul dan lepaskan. Jika anda telah melakukannya
dari awal dengan benar maka jika Base Corner dipilih lalu diputar yang lainya
pun ikut berputar seperti ini. Inilah sifat dari Dynamic Glue yakni benda yang
tertempel akan terus mengikutinya. Demikianlah contoh menghubungkan benda
dengan Dynamic Glue.
ANIMASI INTRODUCTION
MICROSOFT VISIO 2007
2. Intro
Microsoft Office Visio 2007 aplikasi diagramming yang sangat mudah untuk
digunakan untuk para TI dan bisnis profesional yang ingin memvisualisasikan,
eksplorasi, serta menyampaikan komplek informasi, system, dan proses.
PT. Zero adalah salah satu perusahaan yang secara efektif telah
menggunakan Visio 2007 dalam pengaturan informasi diberbagai bidang termasuk
TI, Finansial, dan Operasi. Akhir ini PT. Zero telah berkembang pesat, Yudi,
seorang Kepala Bidang TI untuk PT. Zero, harus mengelola sebuah infrastruktur
besar yang selalu berkembang dan meningkat pesat. Informasi yang dibutuhkan
Yudi agar bisa mengelola dan memantau perkembangan networknya berada diseluruh
pelosok negeri ini. Hal ini cukup menyulitkannya untuk mengumpulkan keseluruhan
informasi penting yang terkini dalam menjaga kestabilan performa network.
Yudi menggunakan Visio untuk membuat Smart Diagram untuk networknya.
Dengan adanya Visio yang serbaguna dan interface yang nyaman, ia bisa membuat
network diagram dalam waktu singkat. Kemampuan baru Visio yakni Data Linking
mempermudah Yudi untuk mengimpor informasi dari sumber external. Sekarang Yudi
mampu menunjukkan informasi rumit secara visual dengan menggunakan shapes pada
diagram lewat fitur Data Grafik. Ia juga bisa menjaga informasi terkini dengan
fitur baru Data Refresh. Visio mampu memperlihatkan informasi secara dinamis,
lengkap, dan terini pada system infrastruktur.
Visio 2007 juga mampu memudahkan para bisnis profesional yang menangani
database yang besar seperti halnya seorang Kepala Keuangan di PT. Zero, Lina.
Akan memakan waktu yang sangat lama bagia Lina untuk dapat menganalisa sebuah
database. Tidak khawatir, Lina telah menggunakan Visio Pivot Diagram, fitur
terbaru pada Visio 2007. Lina menyimpulkan bahwa banyak hal yang memiilki high
risk proses. Dengan kemampuan analisa Visio, Lina mengeksplorasi database dari
sisi bisnis. Ia menemukan bahwa high risk proses lebih banyak pada proses
pembuatan unit produksi. Dengan Visio, Lina mampu menyelidiki database dan
menyimpulkan high risk proses untuk dilaporkan kepada yang bersangkutan dalam
menjaga kestabilan dan kelangsungan perusahaannya.
Microsoft Office Visio 2007 memberikan para TI dan bisnis profesional
peralatan mutakhir dalam menyampaikan informasi yang rumit dan penting secara
visual yang mudah dimengerti kalangan banyak agar dalam pengambilan keputusanpun
semakin konkrit dan tepat sasaran.
Linked Data
3. Membuat Link Data
Secara Manual
Link Data to Shapes tool adalah tulang punggung fitur baru pada
Microsoft Visio 2007. Link Data to Shapes tool hanya berguna untuk
memperlihatkan informasi dari sumber data dan tidak bisa diedit langsung di
Visio. Link Data mampu memberikan link ke shape walaupun datanya berasal dari
berbagai macam sumber. Jenis data yang bisa digunakan di Visio adalah Microsoft
Excel, Microsoft Acces, Micrososft SQL Server dan SharPoint Services Lists, dan
kompatibel data sejenis OLEDB atau ODBC. Link Data bisa dibuat secara manual
dengan mengambil bentuk benda yang ada di Master Shape. Untuk demonstrasi
tutorial ini, saya akan menggunakan sumber data dari file DBSample.mdb yang ada
di lokasi Program Files, folder Microsoft Office, folder Office 12, di dalam
folder 1033. Dobel klik file tersebut dan otomatis Microsoft Access akan
memperlihatkan isi database file itu. Pilih table Network-Computer. Seperti
yang anda lihat, saya akan link semua isi tabel ini ke shape PC di Visio. Buka
Visio jika belum dan pilih Network – Basic diagram lalu buka stencil Computers
dan ambil PC Master shape. Sekarang pergi ke Data dan Link Data to Shapes.
Pilih Microsoft Office Access database dan klik Next. Cari lokasi file
DBSAMPLE.MDB itu dan pilih table Network – Computers. Kali ini biarkan semua
column terpilih secara default dan klik Next lalu klik Finish. Anda lihat
sekarang terdapat External Data yang berisi semua isi table Network – Computer.
Karena pada saat memilih database saya sertakan seluruh isi kolum maka semua
kolum pun terdapat disini. Walaupun Visio tidak memperbolehkan anda untuk
mengedit isi database, anda masih bisa merubah Heading Kolum table Network –
computer ini. Caranya klik tombol kanan mouse di External Data dan pilih Column
Settings. Saya hilangkan kolum X dan YLocation. Dan MachineSN saya rubah
menjadi Serial Number. Saya lakukan ini agar external data tersambung ke PC
Master shape secara benar. Nama kolum yang di PC Master shape tidak bernama
MachineSN tetapi Serial Number. Oleh karena itu saya ubah MachineSN ke Serial Number
agar matching dengan PC Masternya. Dan saya rubah nama kolum lainnya sesuai
dengan yang PC Master shape. Setelah selesai merubahnya klik OK. Semua
perubahan bisa dilihat pada External Data window. Perlu diingat bahwa database
aslinya tidak mengalami perubahan apapun. Mari kita lihat perubahannya pada
ShapeSheet dengan cara memilih PC dan klik tombol kanan lalu pilih Show
SnapeSheet. Jika anda tidak menemukannya, pergi ke menu Tools, Options, dan
Advanced tab, disitu centangkan Run In Developer Mode lalu klik OK. Di dalam
ShapeSheet anda bisa menemukan hal yang telah dirubah pada External Source
window. ShapeSheet ini sangat berguna bagi anda yang suka mengutak atik
properties Shape Data. Semua perintah diatur didalam ShapeSheet ini, bisa
dibilang ShapeSheet adalah otaknya Visio. Jika anda perhatikan bahwa nilai
value Type pada Memory dan Hard Drive tidak tepat (terpilih angka 0 yang
seharusnya angka 2) dan ini perlu dirubah namun agar perubahan terjadi secara
permanen perlu dilakukan pada PC Master Shape nya.
Caranya pilih PC Master Shape stencil lalu ke View dan pilih Drawing
Explorer Window. Buka Drawing Explorer Windownya dan klik tombol kanan mouse di
PC dan pilih Master Properties. Centangkan Match Master by name on drop dan
klik OK. Buka Drawing Explorer Window sekali lagi, klik tombol kanan mouse di
PC dan pilih Edit Master Shape. Perlihatkan ShapeSheetnya PC Master itu. Ubah
kolum Type untuk Memory dan Hard Drive menjadi 2 (2 ini berarti tipe valuenya
numeric sedangkan 0 berarti tipe valuenya String). Dan untuk bagian Belongs_To
ubah dari True menjadi False sehingga nilai Belongs_To akan tampil disaat PC
Master ditempatkan di dokumen. Tutup ShapeSheet PC Master dan PC Master window
lalu Save. Nah sekarang konfirmasi ulang perubahan ShapeSheetnya PC Master.
Pilihlah 4 external data pertama, klik satu per satu sambil menahan tombol Ctrl
keyboard lalu ambil dan taruh ke dokumen. Otomatis Data Graphic dan External
Data saling Link ke Data Shape PC Master. Perhatikan icon Link di External Data
Window ini berarti datanya Network Computer terhubung dengan PC Master yang
menampilkan informasi sesuai pilihan pada Data Graphic disebelah kanan. Anda
bisa merubah penampilan informasi sesuai yang anda suka dengan merubahnya di
Data Graphic. Jika tidak tampil, pergi ke menu View dan Task Pane.
Demikianlah demonstrasi tutorial ini anda telah mempelajari cara me-Link
to Data Shape yakni menghubungkan data dari table Network – Computer ke gambar
(PC Master) pada Visio 2007. Anda juga telah mengenal ShapeSheet yang bisa
dirubah sesuai keinginan anda.
Sempurnakan Gambar Anda
4. Membuat Watermark
Pada demonstrasi tutorial ini saya akan perlihatkan cara menambahkan
gambar background (watermark) pada gambar Network Infrastructure Divisi R and
D. Caranya mudah, pergi ke Insert menu dan pilih New Page, pada Page Properties
pilih Background. Untuk sementara saya biarkan namanya Background 1 lalu klik
OK. Page baru bernama background 1 telah dibuat. Pada page background 1 inilah
yang akan saya berikan latar belakang serta logo perusahaan sehingga saya bisa
gunakan page latar belakang ini berulang kali dan menempelkannya pada gambar
manapun yang saya inginkan. Untuk logo perusahaan saya ambil dari gambar JPG
seperti ini. Lalu untuk menampilkannya pada page Network Infrastruktur saya
pilih pagenya dan saya pergi ke menu File, Page Setup, dibagian Page Properties
saya pilih background 1 lalu klik OK. Maka tampilan logo perusahaan pun Nampak
pada page Network Infrastruktur. Karena logo ini berasal dari page background 1
maka anda tidak bisa mengeditnya lewat page ini dan harus diedit lewat page
background 1. Sekarang saya ingin tambahkan kata Draft untuk watermarknya. Saya
pergi ke page background 1 dan sata tambahkan kata Draft. Agar kelihatan
sedikit pudar saya berikan warna biru muda transparan, lalu saya condongkan
sedikit biar memenuhi keseluruhan page ini seperti demikian. Otomatis di page
Network Infrastruktur pun tertampil kata Draft ini. Seandainya anda ingin print
Network Infrastruktur tanpa kata Draft di latar belakang maka tinggal
centangkan No Background jadi apapun yang ada di page background 1 tidak akan
diprint termasuk logo perusahaan. Dan bila anda ingin tidak menyertakan latar
belakang ini khusus untuk page Network Infrastruktur saja tanpa harus menghapus
page background 1, maka tinggal menghilangkan pilihan background 1 di Page
Properties-nya Network Infrastruktur seperti demikian.
Demikian demonstrasi tutorial ini anda telah mempelajari cara
menyempurnakan gambar Visio anda dengan menggunakan latar belakang (watermark).
Linked Data
5. Menggabungkan Data dari
Sumber Data Lain
Link Data juga mampu menghubungkan multi sumber data ke shape. Pada
Network PC demo sebelumnya, anda telah mempelajari cara menggabugnkan informasi
komputer dari table Network – Computer sehingga tiap PC menampilkan
specifikasinya masing masing. Kali ini anda akan melakukan hal yang sama tapi
untuk table Office – Employee Details. Pilih Data, Link Data to Shapes dan
ambil file DBSample.mdb dan pilih table Office – Employee Details. Lalu pada
External Data Window klik tombol kanan mouse dan pilih Column Settings.
Hilangkan centang pada X dan Ylocation dan ubah Name menjadi Belongs To sebelum
me-link data row ini. Agar tiap kali data row di External Data window diambil
dan terhubung ke kolum Belongs_To pada PC Master shape maka klik tombol kanan
dan piilh Automatic Link. Pilih Selected Shape. Pastikan shape PC sudah dipilih
terlebih dahulu. Setelah memilih Selected Shape klik Next dan set Data Colum
Belongs To equal to Shape Field Belongs To. Klik Next dan Finish. Konfirmasi
ulang dengan membuka Shape Sheetnya dan perhatikan bahwa ada tambahan 2 Shape
Data row yaitu Title dan Extension untuk setiap PC shape.
Bilamana sebuah shape telah di hubungkan ke row data di External Data
window, akan sangat berguna untuk mengetahui letaknya atau posisinya didalam
table data dengan cara memilih salah satu PC shape, klik tombol kanan mouse dan
pilih Data, Show Linked Row, Office – Employee Details. Yang terpilih adalah
komputernya Jossef Goldberg. Begitupula dengan sebaliknya jika mencari shape
dari data row-nya table Office – Employee Details.
Label Shapes dari Shape Data
6. Gunakan Data Graphic
Untuk Meng-update Label
Microsoft Visio 2007 memperkenalkan sebuah metoda baru yang lebih
suprior yakni cara melabelkan shapes yang memiliki shape data. Salah satu
kemampuannya adalah Data Graphics. Data Graphics mampu melabelkan shapes secara
efektif. Anda bisa tentukan labelnya berisikan nama shape data row serta
nilainya, seperti yang anda lihat disini ada Hard Drive Capacit dan nilainya.
Data Graphic pun memperbolehkan anda untuk membuat yang baru dengan cara
mengkopi yang sudah ada dan mengeditnya sesuai yang anda inginkan. Jika anda
tidak melihat Data Graphic disebelah kanan computer anda, coba pergi ke Data
menu dan pilih Display Data on Shape. Di Data Graphic klik New Data Graphic.
Piilh New Item, Text, dan Serial Number. Untuk Callout-nya saya pilih Heading 3
dan klik OK. Saya tambahkan satu Text lagi dan saya pilih Hard Drive Capacity.
Saya biarkan semuanya secara default lalu klik OK. Klik OK sekali lagi agar
perubahan terjadi.
Bilamana anda menggunakan Data Graphics, sebuah group shape baru
terbentuk dan ditambahkan pada target shape yang terpilih sebelumnya, dan jika
shape yang dipilih sebelumnya bukanlah sebuah group shape maka otomatis ia akan
dirubah menjadi group shape. Yang menarik adalah link data yang terhubung
dengan shape nya tidak putus walaupun telah terjadi perubahan pada penampilan
shape nya.
Demikian demonstrasi tutorial ini anda telah mempelajari cara menggunakan
Data Graphic untuk meng-update Label.
Getting Started: Menggambar di Visio
7. Cara menggunakan
AutoConnect
Salah satu fitur terbaru di Visio 2007 yang memudahkan dalam
menghubungkan satu benda dengan benda lainnya adalah dengan menggunakan AutoConnect.
Jika anda klik tombol AutoConnect pada saat membuat Connector maka ia otomatis
akan mengambil shape (benda) terdekatnya untuk dihubgunkan. AutoConnect juga
berfungsi menghubungkan satu shape dengan lainnya walupun tanpa menggunakan
Connector tool. Berikut ini saya peragakan AutoConnect. Saya ambil Process
shape dan perhatikan saat ditaruh ada tanda panah biru disetiap bagian benda
segiempat ini. Bila tombol AutoConnect tidak aktif, tanda panah biru tersebut
tidak akan tampil. Sekarang saya ambil Process shape satu lagi dan perhatikan
apa yang terjadi saat mouse pointer menyentuh tanda panah birunya. Lalu saya
lepas dan otomatis Process shape pertama terhubung ke Process shape kedua. Saya
tunjukkan cara lain. Perhatikan bahwa Process shape masih terpilih lalu saya
hanya mengklik tanda panah biru ini, ia otomatis mengambil Process shape dan
menempatkannya langsung dibawah Process Shape kedua. Ini cara lebih mudah
bukan? Nah sekarang saya pilih Decision shape dan saya klik tanda panah biru
maka Process shape ketiga otomatis menghubungkannya dengan Decision shape yang
ditempatkan pada arah yang saya klik. Menurut saya ini cara yang lebih praktis
dibandingkan dengan menaruh dua bentuk shape lalu menghubungkannya dengan
Connector tool. Inilah kemampuan AutoConnect sehingga mempercepat cara
penyambungan benda di Visio. Saya tunjukkan cara yang satu lagi. Saya ingin
menghubungkan 2 shape yang berbeda ini, saya tinggal memilih shape pertama lalu
saya klik tanda panah biru yang paling dekat dengan shape yang ingin saya
hubungkan itu seperti ini. Mudah bukan?
Demikian demonstrasi tutorial ini anda telah mempelajari cara
menggunakan fitur terbaru Visio 2007 yakni AutoConnect.
Label Shapes dari Shape Data
8. Label Shapes Add-In
Microsoft Visio Professional menyediakan fitur Label Shapes Add-in dari
menu Tools, Add-Ons, Maps and Floor Plans. Fitur ini sudah ada pada versi Visio
sebelumnya jadi bukan fitur baru. Fitur ini hanya sekedar menyediakan
alternative lain dalam melabelkan shape yang anda buat. Pertama saya pilih
semua PC shape lalu pergi ke Tools, Add=Ons, Maps and Floor Plans, dan Label
Shapes. Label Shape Add-In hanya memiliki 4 macam jenis label yang bisa anda
pilih dari menu drop-down list. Isinya adalah nama kolum dari External Data
window yang diambil dari database file DBSample.mdb. Sebagai contoh, saya pilih
Serial Number, Manfucaturer, dan Product Number. Penambahan Label Shapes Add-In
ini membuat suatu User-defined cell baru yang bernama visCustomLabel yang
letaknya dibagian paling bawah User-defined Cells didalam ShapeSheet, dan cell
ini juga mereferensikan ke bagian Text Fields seperti yang anda lihat disini.
Formula didalam User.visCustomLabel mengandung beberapa IF statement yang
mengetes apabila ada sebuah entri disetiap shape data row.
Peningkatan Kualitas Shapes dengan Warna, Icon,
dan Data Bar
9. Memberikan Warna
berdasarkan Nilai
Mewarnai shapes berdasarkan nilai data adalah cara yang cukup efektif
dalam menjelaskan sesuatu secara cepat, dan termasuk juga dengan penambahan
icon dan data bar. Untuk kali ini saya perlihatkan cara memberikan warna
berdasarkan nilai pada Space Plan Add-In. Space Plan Add-In bisa digunakan pada
diagram apa saja. Jika anda punya versi visio sebelumnya, anda mengetahui bahwa
Color By Value ini secara otomatis membuat Legend yang menjelaskan deskripsi
warna, jumlah shapes di halaman, dan nilainya. Pertama saya pilih semua PC
shape di halaman ini, lalu saya pergi ke menu Plan dan pilih Color By Value.
Saya pilih Manufacturer dan ia pun memperlihatkan bahwa ada 2 PC merek Dell, 1
IBM, dan 1 Siemens, lalu saya klik OK. Warna PC shape berubah warna sesuai
dengan nilai yang telah diberikan pada masing masing shape yakni 2 warna merah
untuk PC merek Dell, 1 warna biru untuk PC merek IBM, dan 1 warna hijau untuk
PC merek Siemens. Anda juga bisa me-refresh Legend dengan cara klik tombol
kanan mouse dan pilih Refresh ataupun anda bisa mengeditnya langsung disini.
Bagaimana jika saya ingin memberikan warna pada PC merek lain, tentunya disini
ada lebih dari 4 merek PC, yang lainnya bermerek Compaq, HP, dan Toshiba.
Caranya mudah, saya pilih row yang belum memiliki tanda link dan yang PC
mereknya belum termasuk di Legend seperti demikian. Kemudian saya select all
semua PC shape dan pergi ke Plan, Color By Value. Disini saya pilih Manufacturer
sekali lagi maka di review tampil warna tambahan sesuai dengan merek PCnya dan
saya klik OK. Nah sekarang saya sudah punya semua jenis merek PC yang
diperjelas dengan warna yang berbeda dan keterangannya diberitahukan di Legend
seperti ini. Bagaimana jika saya ingin juga memberikan nilai warna pada jenis
Hard Drive yang berbeda, hal itu sama dengan cara sebelumnya. Anda tinggal
mengubah Manufacturer menjadi Hard Drive Capacity seperti ini. Sekarang warna
PC tidak bergantungan dengan nilai merek PC melainkan pada jenis tingkatan Hard
Drive Capacity – nya.
Demikian cara menggunakan fitur Color By Value dalam mempermudah
penjelasan shape yang ditambahkan dengan Legend.
Organizational Chart
10. Membuat Organizational
Chart dari Excel ke Visio
Pada demonstrasi ini anda akan melihat cara membuat Oragnizational Chart
dari data Excel. Disini anda melihat isi Excel file Employee Data dimana ada
nama karyawan, posisinya, nomer telponnya, dan tempat divisinya. Visio mampu
membuat gambaran dari semua informasi ini dengan cara mudah dan efektif. Di
Visio buka menu File dan pilih Business, Organization Chart Wizard, di dialog
box pertama yang muncul pilih Information that’s already stored in a file or
database, click Next, lalu pilih file Excel, klik Next, dan saya cari berikan
lokasi file Employee Data itu lalu Next. Untuk kolumnya saya pilih EmployeeName
yang melapor ke Manager lalu Next. Kemudian saya pilih kolum yang ingin saya
tampilkan saya pilih EmployeeName, Title, dan Telephone, lalu Next. Disini saya
biarkan default lalu Next, berikutnya ada pilihan seberapa banyak informasi
yang ingin anda perlihatkan. Pilihan pertama anda yang menentukannya, sedangkan
pilihan kedua wizardlah yang menentukannya. Jika anda pilih yang kedua, maka
anda harus pilih Nama yang akan ditampilkan paling atas seperti halnya nama bos
atau CEO. Kali ini saya pilih pilihan yang pertama lalu Next. Saya biarkan
pilihan default lalu Finish. Maka tertampil sudah seluruh isi organisasi yang
sesuai dengan data di file Excel tersebut. Tentunya ini perlu dipercantik
sedikit dan anda bisa lakukanya sesuai kebutuhan bisnis anda mulai dari
penampilan latar belakang sampai menggunakan theme. Silahkan dicoba.
Demikian cara membuat organizational chart dari data file Excel. Dalam
waktu singkat, anda sudah punya chart yang merepresentasikan urutan posisi
kedudukan didalam perusahaan anda.
Automating Connections
11. Membuat Organizational
Chart dengan Kode GetShapesByData Untuk Dynamic Glue
Visio tidak memiliki alat otomasi secara umum dalam memberikan koneksi
antara shape. Demonstrasi ini akan menulusuri berbagai cara membuat koneksi
otomatis (automating connections). Sebagai contoh, saya gunakan Splace Plan
dari template Maps and Floor Plans. Saya cancel wizardnya karena tidak
diperlukan. Data yang ingin saya gunakan dalam demonstrasi ini adalah file
DBSample.mdb untuk membuat organization chart data nya dengan menggunakan Link
Data to Shapes. Pergi ke menu Data pilih Link Data to Shapes, pilih Microsoft
Access database, dan cari lokasi file DBSample.mdb lalu pilih Organizationa
Chart Data lalu Next. Biarkan yang lainnya secara default dan klik Finish.
Shape yang akan saya gunakan pada Space Plan diagram ini adalah Person
shape dibagian Resource stencil. Kolum pada External Data harus sesuai dengan
Person shape ini oleh karena itu akan saya edit dengan cara mengklik tombol
kanan mouse di External Data window dan pilih Column Settings. Saya ubah Email
menjadi Email Alias, Telephone menjadi Phone Number, dan Reports To menjadi
Manager. Saya hilangkan centang pada Master Shape karena tidak diperlukan lalu
klik OK. Nah sekarang semua kolumnya sudah berubah. Pilih Person shape di
Resource stencil dan Select All semua data di External Data window, ambil dan
taruh di halaman seperti ini. Data Graphic tidak diperlukan maka pilih None.
Kali ini saya tinggal menghubungkan shape ini sesuai dengan kriteria
manager to subordinate yakni aka nada koneksi antara atasan dengan bawahan
sesuai dengan yang tertampil pada External Data window. Contohnya Suzanne Fine
dan Clair Hektor adalah bawahannya Joseph Goldberg maka akan ada link antara
manager dengan bawahannya. Untuk jenis connector – nya saya gunakan dari
stencil Organization Chart dari template Business. Pergi ke menu File pilih
Shapes dan Business dan klik Organization Chart, maka stencil baru muncul pada
window Shapes disebelah kiri anda. Pilih Dotted-line report dan taruh di
halaman sehingga shape ini akan tersimpan pada Master seperti demikian. Anda
bisa lihat bahwa di Master tidak ada attribute Dotted-line report sebelum anda
menaruhnya di halaman. Setelah anda menaruh Dotte-line report, delete shape
itu.
Kini di halaman saya sudah ada shape yang terhubung ke table
Organization Chart Data pada file DBSample.mdb serta connector nya yaitu
dotted-line report namun belum ada koneksi diantara shape-nya.
Untuk melakukan Automating Connection ini, terlebih dahulu, saya harus
membuat kode yang akan mencari shape yang kemudian dihubungkan satu sama lain.
Buka VBA Editor dengan menekan tombol Alt dan F11, lalu buatlah 2 module baru.
Di 2 module inilah saya akan menulis kode GetShapesByData dan
ConnectSubOrdinates.
Sebelum saya terjun ke bagian kode, perlu saya jelaskan beberapa point.
Visio sebetulnya menawarkan berbagai cara untuk memilih shape, contohnya, anda
bisa pergi ke menu Edit, Select by Type untuk memilih shape berdasarkan tipe
atau pergi ke layer dan pilih Edit, Find untuk mencari shape. Tidak seperti di
kode, anda bisa gunakan metode CreateSelection untuk mendapatkan list shape
berdasarkan, layer dan data graphic, dan master bahkan tipe. Sayangnya, tidak
ada interface yang memiliki semua metode ini apalagi mencari shape tertentu
sesuai dengan kriteria yang telah diberikan untuk mencari shape data tersebut.
Oleh karena itu, kode yang akan saya tunjukkan kepada anda adalah metode cara
pencarian shape, sehingga shape tersebut bisa dihubungkan secara otomatis.
Tujuan utama dari kode GetShapesByData ini adalah untuk menyediakan kriteria
pada shape data yang bisa memberikan identitas shape data tersebut pada halaman
utama ataupun keseluruhan dokumen. Berikutnya, ia akan memperbolehkan group
subshape pada tingkat pertama untuk ditemukan dalam pencarian dan anda bisa
memberikan spesifikasi baik dengan memberikannya nama atau label pada Shape
Data row.
Fungsi kode GetShapeByData memungkinkan anda untuk mendapatkan list
shape yang memiliki nilai tertentu pada shape data, dan sekarang anda perlu
menggunakan list shape tersebut untuk membuat koneksinya secara otomatis.
Sedangkan kode ConnectSubOrdinates akan mencari keseluruhan shape di
halaman untuk memastikan bahwa shape tersebut memang betul betul Person shape
yang memiliki attribute Name dan Manager shape data. Kemudian disetiap shape
yang lolos kualifikasi, fungsi FindMySubordinates, yang memanggil fungsi
GetShapesByData, mengembalikan list semua shape yang memiliki nilai Person
sebagai manager, dan kemudian mengkoneksikan dirinya dengan connector
dotted-line report yang menghubungkan antara si manager dengan bawahannya
(subordinate). Terdapat 2 macam metode untuk penghubungan, yaitu AutoConnect
atau GlueTo. Anda hanya bisa menggunakan salah satu metode saja dan tidak bisa
menggunakannya secara bersamaan. Pastikan untuk memberikan tanda kutip komen
bila tidak ingin menggunakannya.
Dan terakhir untuk menjalankan kode tersebut, buatlah UserForm dan
berikan tombol dimana pada saat anda menekan tombol ini, metode
ConnectSuOrdinates akan terpanggil.
Jalankan fungsi kode tersebut dan klik tombolnya. Anda bisa lihat
perubahan yang terjadi bukan? Sekarang terdapat koneksi antara Manager dengan
subordinate secara otomatis, benar dan teratur sesuai dengan kriteria pada
External Data window nya. Silahkan untuk mengecek kebenarannya agar lebih
pasti, saya yakin tidak terdapat kesalahan sedikit pun! Bandingkan dengan cara
memkoneksinya satu per satu, anda bisa bayangkan berapa waktu akan terbuang
hanya untuk melakukan hal ini secara manual? Bagaimana dengan perusahaan
raksasa atau perusahaan international yang memiliki ribuan karyawan, tentunya
membuat hal ini secara manual akan sangat melelahkan! Untung ada kodenya! Kalo
tidak…?
Automating Connections
12. Membuat Rack Equipment
dengan Kode GetShapesByData Untuk Static Glue
Salah satu contoh yang bagus untuk memperagakan suatu koneksi secara
otomatis yang diperlukan pada suatu titik koneksi tertentu adalah scenario
penghubungan shape peralatan network ke dalam rak atau kabinet. Buka Rack
Diagram dan ambil Rack shape yang ada di Rack-mounted Equipment stencil. Untuk
mencoba contoh berikut ini, anda perlu membuat suatu list peralatan di Excel
spreadsheet seperti yang anda lihat disini. Spreadsheet ini saya buat dengan
kolum Asset Number, Equipment Type, Heights in U’s, Rack dan U Position. Saya
tidak menggunakan bahasa Indonsia dalam pengisian nama kolum karena kolum ini
harus sama dengan yang ada di attribute Visio pada stencil network dan rack
sehingga nanti pada saat pengisian cabinet secara otomatis terjadi dengan
benar. Kemudian saya hubungkan data excel tadi itu ke Visio, saya pergi ke menu
Data, Link Data to Shapes dan saya pilih tipe Excel sebagai databasenya lalu
saya pilih lokasi file tersebut dan Next sampai Finish. Di External Data window
susun Euqipment Type nya lalu pilih shape Cable Tray di Rack-mounted Equipment
stencil dan ambil semua data Cable Tray di External Data window ke halaman.
Lakukan hal yang sama untuk Patch Panelnya. Nah sekarang semua shape yang ada
di External Data sudah di halaman, saya tinggal membuat koneksinya secara
otomatis agar tiap shape ditaruh di rack secara benar sesuai dengan apa yang
tertera pada External Data properties. Jika anda mau, anda bisa rubah Data
Graphicnya agar tampilannya rapi.
Tekan tombol Alt dan F11 untuk membuka VBA Editor. Saya buat 2 module
yang berisikan kode GetShapesByData dan ConnectRackEquipment dan 1 UserForm
untuk mengeksekusi fungsi ConnectRackEquipment. Pada demonstrasi sebelumnya
anda telah menggunakan kode GetShapesByData yaitu fungsi yang mengambil shapes
sesuai dengan external data yang telah terhubung dan menklarifikasikan agar
shape tersebut seseuai dengan kriteria shape data yang telah ditentukan
sehingga bisa melakukan koneksi otomatis pada shape yang bersangkutan. Disini
saya tambahkan kode ConnectRackEquipment yang fungsinya mencari semua shapes
yang ada pada halaman untuk mencari shape yang lolos kualifikasi sebagai rack
yakni yang mengandung elemen Prop.HoleSpacing shape data. Kemudian untuk tiap
shape yang lolos kualifikasi, fungsi FindMyRackEquipment, yang memanggil fungsi
GetShapesByData, mengembalikan list seluruh shape milik Rack dan kemudian
membaca posisi U nya dan terakhir mengkoneksi peralatan network tersebut (cable
tray dan patch panel) ke titik koneksinya rack.
Sekarang semuanya sudah siap, saya tekan Run dan klik tombolnya.
Perhatikan bahwa Cable Tray dan Patch Panelnya otomatis masuk ke dalam rak
cabinet dan masing masing terpasang secara benar sesuai dengan posisinya yang
telah ditetapkan di External Data window. Silahkan konfirmasi kebenarannya.
Demikian demonstrasi ini anda telah mempelajari cara menggunakan kode
dan metode dalam mempersingkat tugas menghubungkan peralatan network ke dalam
rack sesuai dengan kriteria yang terdapat pada nilai posisi yang ditetapkan
pada Excel spreadsheet.
Peningkatan Kualitas Connector
13. Meng-Update Koneksi
Network Rack
Microsoft Visio tidak memiliki fungsi mengekspor koneksi secara
otomatis, oleh karena itu anda harus tentukan sendiri bagaimana cara melakukan
hal ini. Jika anda perlu menggunakan Visio report untuk memperlihatkan
konektivitas, misalkan, pada peralatan disetiap rack, ataupun langkah pada
suatu process diagram, maka tentunya perlu menulis kode untuk membuat atau
mengupdate shape data pada User-defined cells dengan informasi yang
diperlukannya.
Pada demonstrasi sebelumnya anda telah melihat cara menaruh peralatan
network pada rack sesuai kriteria list spreadsheet yang memberikan posisi U
rack tersebut. Namun bagaimana jika telah terjadi perubahan pada rack tersebut
seperti halnya menaruh server, ataupun storage, monitor, keyboard, dsb? Anda
tentunya ingin agar perubahan ini bisa diekspor kembali ke Excel spreadsheet.
Disini anda bisa membuat kodenya untuk membaca kembali posisi ditiap posisi
U-nya rack dan mengidentifikasikan tipe peralatan networknya dan lalu
menambahkan atau mengupdate shape data dengan nilai Posisi U yang baru dan
terakhir mengekspor semua informasi ini ke format Excel ataupun HTML.
Buka Rack Diagram dari Network template, lalu ambil rack dan berikan
nama RACK-021. Isi rack tersebut dengan peralatan network lainnya seperti ini.
Kini tekan tombol Alt dan F11 untuk membuka VBA Editor, buatlah 4 module
dan copy paste kode modAddingACustProp, modSetCellValueToString,
modStringToFormulaForString dan UpdateRackEquipment dan buat 1 UserForm untuk
memanggil fungsi UpdateRackEquipment, ubah tampilan tombolnya jika perlu. Semua
kode berada didalam Microsoft Visio SDK Code Library kecuali yang terakhir.
Anda bisa mendownload gratis SDK Code Library untuk Visio 2007 ini di
www.microsoft.com. Setelah selesai meng-copy-paste semua kode ke dalam module,
buka UserForm dan klik Run. Tekan tombol Update Rack maka amatilah tidak
terjadi apapun di Visio. Kini saatnya untuk mengekspor ke Visio report. Pergi
ke menu Data dan klik Report, sebagain contoh saya pilih yang Inventory lalu
Run, dan untuk formatnya saya pilih Excel dan OK. Maka tampilah Inventory
Report dengan jenis peralatan network serta jumlahnya. Anda tentunya bisa
melakukan report yang lebih lengkap dan bagus dari ini. Mari kita coba
mengekspornya ke format HTML. Tampilan di HTML mungkin lebih menarik
dibandingkan Excel, apapun pilihannya anda bisa mengekspor hasil buatan di
Visio ke dalam format lain. Anda juga bisa tentukan apa yang ingin ekspor
seperti menekan New dan memilih sendiri jenis kolum yang ingin ditampilkan.
Disini saya ingin menyamakan dengan informasi yang ada pada excel spreadsheet
sebelum. Disini anda bisa berikan nama title untuk report anda, dan juga bisa
membuat kalkulasi untuk subtotal (tentunya jika ada data untuk penjumlahan
dsb), dan juga bisa di susun sesuai yang anda inginkan. Saya klik Next dan Run
maka lihatlah perbedaannya dalam format Excel maupun HTML.
Demikian cara menggunakan kode UpdateRackEquipment untuk membuat report
tentang perubahan yang terjadi pada Network Rack secara jelas dan detil.
PivotDiagram
14. Membuat PivotDiagram /
Meningkatkan Kualitas Data Graphic / Memecah Belah Bagian PivotDiagram
A. PivotDiagrams adalah
cara yang terbaik dalam merangkum data di Microsoft Visio.
PivotDiagrams bisa digunakan untuk analisa dan juga untuk memperlihatkan
informasi secara real bahkan bisa sambil navigasi antara link data shape di
halaman yang sama maupun yang berbeda. Anda bisa mengkombinasi PivotDiagrams
dengan Linked Data dan Data Graphics untuk menghasilkan data dashboard yang
saling berintegrasi. PivotDiagrams dibuat dari sumber data, sama seperti Link
Data to Shapes, namun Data Recordsets tidak diperlihatkan pada isi External
Data window. Solusi PivotDiagram adalah sebuah add-on pada Visio, jadi anda
tidak memiliki penguasaan secara programatik padanya yang berbeda dengan Link
Data. Walaupun begitu, anda bisa menggunakan teknik untuk meningkatkan kualitas
produktifitas. PivotDiagram membolehkan anda untuk memilih kolum, biasanya yang
non-numerik, sebagai kategori yang kemudian bisa anda perincikan datanya.
Kategori yang dimaksud ini diberikan nama Breakdown Shapes yang letaknya
diantara node yang memperlihatkan kumpulan data. Node ini kemudian bisa
diperincikan lagi menjadi subkategori sampai sekecil mungkin sampai semua row
dari Data Recordset diperlihatkan sebagai single node.
PivotDiagrams bekerja sangat baik dengan kumpulan data yang bersifat
numerik dan valas. Pada contoh file DBSample.mdb, dibagian table Network –
Computers memiliki data tipe numeric untuk kolum bernama Number, Machine Type,
Hard Disk space dan Memory, sedangkan untuk Cost adalah data tipe valas. Sebuah
query bernama Network – Detail pada database ini merangkum bagian numeric dan
memberikan jumlah mesin dari table Network – Computers. Namun query nya tidak
memperlihatkan perincian untuk bagian Manufacturer dan Machine Type.
Anda bisa mulai membuat PivotDiagram dari menu New, Business atau insert
PivotDiagram pada halaman Visio dengan pergi ke menu Data, Insert PivotDiagram.
Saya mulai dari awalnya pembukaan Visio, saya pilih Business dan klik
PivotDiagram. Otomatis ia akan meminta data untuk di link, saya pilih format
Excel lalu Next. Saya berikan lokasi file DBSample.mdb dan saya pilih Network –
Computers lalu Next. Yang lainnya saya biarkan default lalu Finish. Tampillah
PivotDiagram untuk table Network Computers. Disini tidak terlihat perincian isi
table Network Computers, nanti saya perlihatkannya setelah yang satu ini.
B. Sekarang perlu saya ubah penampilan Data
Graphic nya maka saya pilih Pivot node nya lalu saya pergi ke menu PivotDiagram
dan pilih Edit Data Graphics. Sudah ada 2 data field yang tercantum didalamnya.
Saya ingin agar data Count, Disk Space, Memory, dan Cost tampil untuk Pivot
node ini, maka saya lakukan perubahan sebagai berikut. Untuk Count data tipenya
adalah Text, dan saya biarkan niali lainnya secara default. Kemudian saya
tambahkan field Memory yang tipe datanya bar versi progress bar. Untuk nilai
Maximum value saya berikan 1100 karena rata rata memory untuk table ini
memiliki diatas 500 jadi agar penampilannya sesuai perlu dirubah menjadi 1100,
dan pastikan Value position nya Interior jadi nilai angka memorinya tertulis
didalam progress bar. Saya delete Machine type code dan saya gantikan dengan
Disk Space yang tipe datanya bar versi speedometer. Karena dibagian Hard Disk
Space Shape Data row memiliki nilai angka dalam unit Gigabytes maka tampilannya
akan lebih masuk akal jika angkanya saya bagi 1000 dan hanya menampilkan satu
decimal. Untuk itu pilihlah More Fields dan di Custom Formula tulis sebagai
berikut. Untuk Maximum value berikan 50 saja. Value dan Label Position berikan
Left agar tidak berbenturan dengan angka nilainya Memory. Untuk Value format
berikan sebagai berikut. Pada Label tulis Disc Space. Anda bisa susun filed
mana yang tampil paling atas dan sebagainya. Nah beginilah kelihatannya
sekarang Pivot node nya.
C. Sekarang saatnya untuk
membuka seluruh isi pada Pivot node Network Computer ini. Selama Pivot node nya
terpilih, disebelah kanan adalah Kategori Penambahan, pertama saya pilih
Manufacturer, maka tampil jenis merek PC. Saya biarkan pilihannya pada
Manufacturer dan saya pilih lagi Machine Type maka tampil tipe model PC nya.
Sekali lagi saya pilih MachineSN untuk menampilkan serial nomer dari setiap
unit PC nya. Anda bisa lihat disini bahwa Pivot node nya semakin melebar karena
banyaknya data yang terkandung dalam tiap kategori yang baru saya pilih. Oleh
karena itu perlu saya rapikan ini sedikit. Saya ingin susun agar ia tidak
mendatar melainkan tersusun secara vertical. Pilih semua MachineType node
dengan menekan tombol Ctrl dan klik satu per satu, lalu pergi ke menu
PivotDiagram, Layout Direction, Left-to-Right. Semua node MachineSN sudah
tersusun secara vertical, saya ingin merapikannya sedikit lagi saya pilih
Re-layout All. Banyak spasi yang tersisa, tinggal tarik ujung spasi dan
rapetkan. Sekarang hasilnya lebih rapi dan jelas.
Demikian cara membuat PivotDiagram dari table Network Computers pada
database DBSample.mdb. Untuk cara mensetting PivotDiagram, ikuti demonstrasi
berikutnya yaitu Peningkatan Pada PivotDiagram.
Peningkatan Pada PivotDiagram
15. Membuat Seleksi Dengan
Kode SelectSameBreakdownName / Menambahkan Shape / Menambahkan Link Data /
Menyatukan Data / Menduplikasi Data Graphic
Anda bisa memberi tambahan pada penampilan Pivot Node dengan
memberikannya shaes dari stencil manapun. Contohnya, jika anda pilih semua
Pivot Node yang merepresentasikan Manufacturers, maka anda tinggal pergi ke
menu PivotDiagram, lalu pilih Apply shape menu untuk membuka Apply Shape dialog
box. Sebetulnya ada cara yang lebih efektif dalam memilih semua Pivot Node
Manufacturers ini dengan menggunakan kode SelectSameGroup dan
SelectSameBreakdownName. Buka VBA Editor dengan menekan Ctrl dan F11 lalu buat
4 module baru dan 1 UserForm. Di module anda copy paste kode isPiotShapeType,
GetBreakdownID, SelectSameGroup, dan SelectSameBreakdownName. Pada UserForm
anda panggil fungsi SelectSameGroup. Ini akan memilih semua Pivot Node
Manufacturer diseluruh halaman Visio. Ini tentunya membantu pekerjaan anda
dimana jika anda akan berhadapan dengan ratusan Pivot Node, apakah anda ingin
melakukannya secara manual? Tentu tidak. Nah setelah selesai menulis kode dan
UserForm nya, kembali ke halaman Visio lalu pilih Pivot Node Manufacturer dan
Run macro yang barusan dibuat. Jika macro nya tidak tampil di toolbar, pilihlah
Developer. Lalu klik tombol Run dan piilh Macro SelectSameGroup dan klik Run.
Sekarang semua Manufacturer terpilih.
Untuk menambahkan Shape, pergi ke menu PivotDiagram, pilih Apply Shape.
Stencil Department dan Workflow otomatis terbuka, dan anda bisa memiilh stencil
mana saja yang ingin anda pilih. Kali ini saya pilih Manufacturing shape dari
stencil Departments, lalu klik OK. Jika saya zoom halaman ini maka terlihat
icon Manufacturing disetipa Pivote Node Manufacturer. Jika anda kurang puas
dengan icon tersebut, setiap saat anda bisa merubahnya dengan memiilhnya
kembali lalu klik Reset Shape. Faktanya, aksi dari Apply Shape menambahkan
subshape ke dalam group Pivot Node, dan subshape yang baru ini akan menjadi suatu
instansi dari Master dokumen stencil sama seperti halnya yang terjadi dengan
Data Graphics. Oleh karena itu, Master yang diperlukan otomatis terdapat pada
Document Stencil. Sekali anda apply shape ke dalam Pivot Node dengan cara
demikian, apapun penambahan Add Categories yang anda lakukan dengan pilihan
Category yang sama, maka Apply Shape Master sudah termasuk di dalamnya.
Sekarang anda sudah melakukan perincian pada Pivot Node sampai pada unit
individu PC, selanjutnya anda akan menambahkan Data lewat menu Data, Link Data
to Shapes untuk membuka sumber data recordset sebagai External Data window,
yang kemudian diikuti dengan memberikan link otomatis dari Data Column
MachineSN kepada Shape Field Member lewat menu Data, Automatic Link. Disini
anda pilih semua shape yang ada di halaman lalu Next, dibagian Data Column
pilih MachineSN dan Member untuk Shape Field, lalu klik Next. Biarkan yang
lainnya secara default lalu Finish. Otomatis semua data pada External Data
window akan terhubung dengan Pivot Node di halaman. Dan bila anda memilih salah
satu row di External Data maka anda bisa mencari shape datanya dengan memilih
Linked Shape dari pilihan menu kanan tombol mouse. Begitupun sebaliknya dari
shape ke data dengan memilih menu kanan tombol mouse dan pilih Data, Show
Linked Row. Ini memberikan kemudahan dalam pencarian antara data dengan shape.
Kadangkala ada Pivot Nodes yang memiliki perincian (breakdown) yang
sangat sedikit dan daripada memperlihatkannya, anda bisa menggabugnkannya
dengan Pivot Node lainnya. Disini saya akan menggabungkan 2 Pivot Node
Manufacturer terakhir, yakni Siemens Nixdorf dan Toshiba. Pilih kedua node
tersebut dan pergi ke menu PivotDiagram, lalu Merge. Sekarang anda bisa lihat
bahwa nama Siemens Nixdorf dan Toshiba menjadi satu termasuk jumlah Disc Space,
Memory, Count dan Cost digabungkan antara kedua node tersebut. Perhatikan
sebelum dan sesudah Merge terjadi. Jika anda tidak suka dengan penampilan
susunan katanya yaitu terdapat tanda koma setelah Siemens Nixdorf nya, anda
bisa merubahnya dibagian Member Shape Data row. Perubahan ini tidak akan
berpengaruh jika suatu saat anda ingin memisahkan kedua node tersebut
(unmerge).
Anda bisa menggunakan lebih dari satu macam Data Graphic di dalam
PivotDiagram. Jika anda duplikasi Data Graphic yang sudah ada, anda bisa. Saya
akan duplikasi Data Graphic berikut ini, saya pilih lalu Duplicate, di Data
Graphic yang kedua saya pilih Edit Data Graphic. Saya ingin memberikan tambahan
tanda icon disetiap Pivot Node MachineSN yang mengindikasikan PC mana saja yang
memiliki Screen Size 17 inchi, 15 inchi, dan 14 inchi sebagai berikut. Ada
baiknya menggunakan Macro SelectSameBreakdownName sehingga seleksi untuk satu
urutan vertical MachineSN terpilih secara otomatis seperti yang saya lakukan
disini. Setelah terpilih saya klik Data Graphic yang baru, dan sekarang anda
lihat bahwa ada perubahan Icon disetiap MachineSN yang saya berikan. Lakukan
hal yang sama pada Pivot Node MachineSN lainnya sampai semua memiliki tanda
Icon disudut kanan atas yang mengindikasikan besar kecilnya Screen Size pada
Monitor PC. Perhatikan satu hal ini. Jika anda menggunakan berbagai macam Data
Graphic di halaman PivotDiagram yang sama, hati hati untuk tidak mengedit Data
Graphic nya dari pilihan menu PivotDiagram, Edit Data Graphic karena ini akan
mengakibatkan keseluruh PivotDiagram. Lebih baik menggunakan Data Graphic panel
dan memilih node satu per satu untuk melakukan perubahan Data Graphic.
Demikian cara meningkatkan kualitas pada PivotDiagram, anda telah
mempelajari cara menggunakan kode untuk mempersingkat dalam penyeleksian Pivot
Node dalam sekejap, cara menambahkan Shape, Link Data, menyatukan Node, dan
terakhir menduplikasi Graphic Data.
Database Wizard
16. Membuat Link ke Tabel
Database dan Meng-Update table Database dari Visio
Ada beberapa perbedaan antara Database Wizard dan Link Data. Link Data
hanya membolehkan anda untuk membuat atau refresh shape data, namun Database
wizard mampu menambahkan link tambahan terhadap cell manapun didalam
ShapeSheet. Fitur terbaru Data Graphic memberikan kemampuan dalam mewarnai
shape lewat programming kode, termasuk mengkode ShapeSheet cell manapun dengan
menggunakan fitur Custom Formula, namun ia tidak bisa digunakan secara berulang
kali. Misalnya, jika suatu jenis warna terasosiasi dengan nilai tertentu, maka
untuk melakukan perubahan tambahan yang sama, anda perlu mengeditnya satu per
satu secara manual lewat Data Graphic. Dengan Database Wizard hal ini bisa
dilakukan secara tuntas. Anda juga harus ketahui bahwa Database Wizard menggunakan
metode lama Open Database Connectivity (ODBC) dalam mebuat suatu koneksi ke
sumber data, dengan begitu ia memiliki beberapa keterbatasan seperti, tidak
kompatibel dengan data format XML ataupun tidak memiliki database-stored
procedures. Database Wizard hanyalah sebuah fitur tambahan, sehingga anda tidak
punya pengendalian penuh atas programming kode nya dibandingkan dengan fitur
Link Data to Shape yang memiliki pengendalian penuh atas programming kode.
Dalam demonstrasi tutorial ini saya akan menggunakan Access Database
file DBSample.mdb untuk mengambil table Office – Employee Details yang memiliki
data personal termasuk kolum Departement. Disini saya buat table baru bernama
Department dimana terdapat kolum Department yang langsung mengambil data dari kolum
Department tabelnya Office – Employee Details. Oleh karena itu saya buat query
sebagai berikut. Sekarang saya punya table bernama Department yang memiliki
kolum Department, FillForeground, FillBackground, dan FillPattern yang semuanya
memiliki nilai kolum Teks namun tidak berisi. Saya buka design view nya dan
berikan Primary Key pada row Department sehingga nantinya saya bisa berikan
relationship one to many dari table ini ke kolum Department milik table Office
Employee Details.
Sekarang saya berada di Visio, dan saya buka Basic Diagram dan sebagai
contoh saya ambil rectangle shape ini. Pada bentuk segi empat shape ini akan
saya berikan warna merah garis miring untuk menandakan perubahan yang terjadi,
yang kemudian perubahan atau tambahan warna tersebut otomatis mengupdate
database pada table Department sebelumnya. Sebelum saya rubah shape ini, mari
kita lihat properties ShapeSheet nya. Dibagian Fill Format inilah yang nanti
akan terjadi perubahan.
Perhatikan disini. Ada hal yang penting buat anda yang suka mengutak
atik bagian shapeSheet. Pada saat anda mengubah Fill Pattern dari angka 0 ke 1
atau angka lainnya, maka apa yang terjadi pada nilai di dalam FillForgnd dan
FillBkgnd adalah sebaliknya pada saat anda menggunakan Fill dialog box. Tetapi,
bagian nilai pada Color dan Pattern Color di dalam Fill dialog box tetap dan
tidak berubah. Hal ini terjadi agar para pengguna tidak meilhat perubahannya
demi menjaga warna asilnya agar tetap kelihatan pada saat pattern nya muncul.
Oleh karena itu anda harus benar benar memperhatikan bagian ini jika tidak
ingin ada kesalahan dalam mengupdate data dari Visio ke database.
Sekarang saya berikan shape ini warna dan garis miring lewat Fill Dialog
box dari menu Format. Perhatikan perubahan yang terjadi pada cell Fillforeground,
Fillbackground, dan FillPattern. Pastikan perubahan ini terjadi di dalam
ShapeSheet anda agar nantinya pada saat mengupdate dari Visio ke database
terjadi dengan benar. Anda pun bisa langsung merubah FillPattern nya lewat
ShapeSheet ini seperti yang saya peragakan ini.
Selanjutnya, dengan terpilihnya bentuk segi empat tadi, saya pergi ke
menu Tools, Add-ons, Visio Extras, Database Wizard. Klik Next, lalu pilih yang
pertama dan Next, pilih shapes in drawing lalu Next, pilih Rectangle lalu Next,
pilih Visio database sample lalu Next. Jika file DBSample.mdb tidak pada
lokasinya maka muncul peringatan untuk mencari lokasi file tersebut. Kemudian
pilih table Department yang baru dibuat tadi lalu Next, pilih 1 untuk number of
field lalu Next, pilih Department sebagai primary key nya lalu Next, pilih
Customer Service sebagai default key value lalu Next, hilangkan centang pada
bagian Delete Shape lalu Next, biarkan Prop.Department terpilih lalu Next.
Disini anda perlu hati hati dan pastikan pertama anda memilih bagian
Cell nya kemudian bagian Database Field nya lalu tentukan Evaluate Data nya.
Lakukan seperti yang anda lihat di layar. Bagian ini sangat penting karena jika
anda melakukan kesalahan pada import eksport tipe data field, nanti di database
nya akan me-reject semua perubahan yang terjadi dari Visio. Oleh karena itu
inspeksi sekali lagi bagian Links nya agar nilai FillBackground memenuhi kolum
FillBackground nya table Department di dalam database dengan nilai data Value,
begitu juga denga FillForeground dan FillPattern nya.
Setelah anda selesai dengan Database Wizard nya, rectangle shape nya
berubah menjadi hitam dan di dalam properties ShapeSheet nya pun hilang, ini
normal. Pergi ke menu Format dan isikan warna dan pattern sekali lagi. Lalu
inspeksi sekali lagi properties ShapeSheet nya pada cell Fill Format.
Sekarang anda bisa gunakan Data Graphic untuk memperlihatkan nilai field
Department sebagai item Teks dengan cara membuat New Data Graphic dan tambahkan
data Department dengan callout Heading 3, klik Yes untuk apply data graphic
nya. Maka tampil Customer Service disamping bentuk segi empat ini. Ini
menunjukkan bahwa bentuk segi empat ini sudah tentu terhubung langsung dengan
database table Department. Sekarang pun anda bisa meng-update perubahan yang
terjadi pada warna bentuk segi empat ini ke dalam database table Department
dengan cara klik tombol kanan mouse dan pilih Update Database Record. Dan
sekarang buka Access Database file DBSample.mdb nya disini anda lihat bahwa
FillForeground Fillbackground dan Fillpattern terdapat nilai sesuai dengan yang
telah saya berikan lewat Visio di awal demonstrasi ini.
Selain cara Database Wizard, sebetulnya anda juga bisa memiliih Link to
ODBC database. Hasilnya pun akan sama jika anda melakukan perubahan seperti
yang saya perlihatkan disini. Baik lewat Database wizard maupun lewat Link to
ODBC database yang penting properties nya sama sehingga menghasilkan hasil yang
sama juga.
Demikian cara menggunakan Database Wizard untuk mengupdate dan merefresh
data pada database lewat visio langsung.
Database Wizard
17. Membuat Department
Linked Master / Membuat Linked Drawing Untuk Meng-Update Database / Mengisi
Record ke dalam Database / Meng-Update Nama Shape ke Department
Demonstrasi ini adalah lanjutan dari pembuatan database wizard. Disini
anda akan menyaksikan cara membuat Department Linked Master, membuat Linked
Drawing untuk Meng-update database, mengisi record ke dalam database, dan
terakhir meng-update nama shape ke department. Sekarang, bukalah Document
Stencil dari menu File, Shape, dan tarik bentuk segi empat ke dalam stencil,
kemudian rubah namanya menjadi Department. Buka Master properties dialog box
dan centangkan setting Match Master by Name on Drop. Sekarang anda punya Master
shape yang tidak hanya bisa digunakan untuk memilih tipe warna dan pattern
untuk setiap department, tetapi juga sebagai legend shape yang bisa digunakan
untuk diagram manapun. Ambil Department shape ini dan taruh di halaman.
Peringatan box mengatakan bahwa Visio akan mencoba akses ke dalam ODBC data
source, tipe Visio database source, klik OK untuk melanjutkannya. Jika anda
akan mempublikasikan Department master shape ini untuk digunakan orang lain, anda
mungkin perlu memberikannya dengan ODBC data source, dan mengedit ShapeSheet
milik Department master shape tersebut seperti yang anda lihat disini.
Sekarang anda sudah siap untuk mengunakan Database wizard sekali lagi
dalam membuat linked drawing yang merepresentasikan semua nilai table pada
database, yakni table Department. Pilih menu Tools, Add-ons, Visio Extras, dan
Database Wizard. Pada dialog box pertama, klik Next, dan pilih an existing one
lalu Next. Pilih Create a drawing lalu Next, pilih Modify existing drawing dan
pilih file visio nya, lalu Next. Kemudian pilih modify existing page dan pilih
Page 1 lalu Next. Pastikan centang pada Access the database table in read-write
mode, yang lainnya hanya optional, lalu Next. Pilih Visio database sample lalu
Next, ambil Department lalu Next, pilih stencil file visio dan department untuk
masternya lalu Next dan Finish. Sekarang anda punya Database Drawing Monitor
yang digunakan untuk me-refresh tiap kali ada perubahan yang terjadi baik dari
segi database maupun dari Visio, dan anda juga akan mendapatkan linked shape
untuk setiap row pada table Department seperti yang anda lihat disini. Semuanya
berwarna hitam karena mereka belum diberikan entry untuk warna dan pattern nya.
Mari kita buat warna dan patternya agar kelihatan lebih menarik. Anda bisa
memberikannya sesuka anda dan tidak harus persis dengan apa yang anda lihat
disini, yang penting tiap row memiliki warna dan pattern yang berbeda agar
gampang meng-identifikasikannya. Setelah anda selesai memberikan warna dan
patter nya, klik Refresh dan lihat apa yang terjadi, otomatis semua shape, bila
tadinya tergeser, akan kembali ke tempat semula namun warna dan patter nya
tetap. Dan agar semua warna dan pattern ini ada pada table Department
databasenya, anda bisa mengupdatenya secara manual satu per satu namun ada cara
yang lebih praktis yaitu mengudate keseluruhan halaman ini ke dalam table
Department database. Caranya pergi ke menu Tools, Add-ons, Database Wizard, dan
pilih Next, lalu pilih Modify an existing one dan Add database actions and
events to a drawing page, lalu pilih halamannya. Untuk page action nya pilih
Update dan Refresh. Setelah selesai dengan wizardnya, maka terdapat pilihan
Update dan Refresh Linked data pada halaman visio, dan pilih Update Linked
Records. Buka database file DBSample.mdb nya, dan lihatlah perbaharuan yang
terjadi. Kolum Fillforeground, Fillbackground, dan Fillpattern terisi sesuai
dengan yang apa yang anda telah tambahkan pada warna dan patter disetiap shape
itu dari Visio. Perubahan yang terjadi juga terdapat pada ShapeSheet seperti
yang anda lihat di User-defined Cell dan Actions.
Selain mengisi data pada kolum table Department database, anda juga bisa
membuat row baru untuk table Department langsung lewat Visio. Saya ambil shape Department
dari stencil lalu saya berikan nama baru yaitu Marketing. Marketing tidak ada
pada table Department, namun dengan cara ini saya bisa menambahkannya. Untuk
shape marketing ini saya berikan warna dan pattern baru. Lalu di properties
Shape Data nya saya rubah menjadi Marketing, lalu tekan tombol kanan mouse dan
pilih Update Database Records dan klik Yes. Buka database file DBSample.mdb nya
dan anda bisa lihat ada row baru bernama Marketing dengan data didalam
Fillforegruond, fillbackground, dan fillpattern.
Untuk tambahan terakhir pada demonstrasi ini, saya ingin perlihatkan
cara mengubah nama shape yang berada di dalam Master properties menjadi nama
Department. Untuk ini, saya gunakan kode UpdateShapeNameToDepartment. Pada VBA
Editor saya buat 2 module yang satu berisi kode tersebut dan yang satunya lagi
kode ODBCConnection Class lalu saya buat UserForm yang akan memanggil fungsi
UpdateshapeNameToDepartment itu. Sebelum saya Run kode tersebut, lihatlah pada
bagian Master shape Drawing Explorer box dimana semua Department tidak memiliki
nama. Saya kembali ke VBA Editor dan Run kode tersebut, dan anda bisa lihat
sekarang semua berubah menjadi nama jenis Department nya pada masing masing
shape. Tujuan melakukan hal ini adalah untuk menjaga identifikasi shape jika
terjadi kesalahan dalam men-delete salah satu shape sehingga diketahui shape
mana yang terasosiasi dengan kolum atau row mana pada database yang terhapus.
Demikian demonstrasi ini anda telah mempelajari pendalaman dalam
menangani Visio untuk melakukan perubahan langsung kepada database jenis Access
lewat Linked Shape data.
Hyperlink
18. Membuat Hyperlink dari
Excel ke VML
Demonstrasi ini saya akan buat file Viso berformat VML yang memiliki
Hyperlink yang terdapat pada Excel spreadsheet. Sebagai contoh, saya buka Basic
diagram, saya ambil gambar bintang dan bintang ini akan saya link ke Excel
sheet yang berisikan hyperlink yang menuju pada website facebook. Saya pilih
Data, Link Shapes to Data, lalu saya piilh gambar bintang dan otomatis
hyperlink semua yang ada pada External Data tersimpan pada shape bintang
tersebut. Saya buat New Data Graphic sehingga semua nama kolum beserta isinya
tertampil di halaman visio ini. Untuk jenis Data Graphic nya saya gunakan Teks
sederhana saja sebagai contoh. Lalu setelah selesai dengan Data Graphic saya
rapikan agar kelihatan semua hyperlink nya. Lalu untuk membuat file visio ke
dalam format VML saya pergi ke menu file dan piih Save as Web page lalu saya
klik tombol Publish dan dibagian Advanced tab saya pastikan ia akan tersimpan
ke dalam format VML. Maka otomatis browser muncul dan menampilkan file VML
tersebut dan bila saya klik link nya otomatis ia akan membuka website facebook
yang terkoneksi pada homepage teman saya ini seperti yang anda lihat disini.
Anda bisa perhatikan bahwa setiap link berbeda dan ini pun bisa di klik dan
menghasilkan website yang berbeda pula.
Demikian cara menggunakan Hyperlink ke dalam Visio yang datanya diambil
dari file Excel spreadsheet.
Bagi Kalian yang mau download Ms.Office
Visio 2007 ini silakan klik link dibawah ini sudah termasuk Serial
Number'nya lho...
Untuk lebih memudahkan dalam proses download
silakan menggunakan IDM atau OrbitDownloader
NB: Mohon maaf tidak disertai gambar
dikarenakan saat memproses loading akan terasa lama/berat.
